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¿ Cómo hacer una toma de inventario? 10 consejos útiles

Actualizado: 12 de may de 2020





Desde la experiencia y como creadores de soluciones para el crecimiento empresarial te presentamos 10 consejos prácticos para hacer la tarea mucho más fácil:


  1. Hagámoslo por partes

  2. Utiliza escáneres de inventario u otros tipos de tecnologías de recuento de existencias

  3. Elige sabiamente quienes cuentan la mercancía

  4. Haz una planificación anticipada de la “Toma de Inventario”

  5. Mapa de tu tienda o almacén

  6. Etiquetar cajas y estantes

  7. Piensa en los artículos que están en el limbo

  8. Orienta a tu personal

  9. Prepara comida y bebidas para tu personal

  10. Conteo posterior: mantenga su inventario bajo control


Como minorista, hacer tomas físicas de inventario probablemente no esté en tu lista de cosas favoritas para hacer y, contar la mercancía del almacén, suele ser una actividad sumamente extenuante puede llevar días, y para ciertos tipos de comercio, requiere cerrar la empresa por un tiempo.


Aún cuando si se trata de un trabajo que no te agrada demasiado, realizar una toma de inventario es imprescindible para cualquier empresa.


Mantener una estrecha vigilancia sobre el stock que tienes en el sistema, frente a lo que verdaderamente está en la bodega te permite saber exactamente cuánto tienes, detectar los motivos de la contracción temprana y asegurar que siempre tengas la cantidad correcta de stock en el momento adecuado.


Antes de continuar, primero repasemos qué es realmente una toma de inventario.



¿Qué es una toma de inventario físico?


Una toma de inventario es la práctica de contar tus productos en persona. El proceso generalmente involucra a un miembro del personal (o equipo de trabajadores) que pasa por el piso de ventas y el almacén y cuenta cada artículo.


Luego, los datos se registran manualmente en el sistema, con el objetivo de auditar el inventario de la tienda/empresa/almacén y garantizar que los datos de stock que tienes en sistema coincidan con el inventario que está realmente en la tienda.


Quality facilita la toma de inventarios para minoristas y mayoristas ¿quieres saber más? clic aquí.


Para facilitarte esta tarea, hemos compilado algunos consejos prácticos para establecer tu proceso de toma física de inventario, los cuales podrás ver a continuación:



1. Hagámoslo por partes



¿Alguna vez has tratado de hacer un inventario cíclico? Se llama así, a contar de manera parcial la mercancía continuamente para que puedas controlar las cantidades en existencia sin interrumpir el horario del negocio.


Lo reconocen como uno de los métodos más eficientes para contar inventario en las empresas de retail (comercio minorista o también conocidas como venta al detalle), el recuento cíclico se puede hacer a diario o semanalmente (por lo general antes de abrir) y puede liberarte de tener que hacer tomas completas de inventario.


Philip Pravda de SuitCafe.com (Artículo en ingles) recomienda este método. "Poseía cuatro tiendas de ropa masculina de lujo, y mi método para hacer un inventario físico era casi a diario", comparte.


“Elijo pequeñas secciones de la tienda, o una marca particular de camisa, traje, abrigo, etc. Las cuento con los números y tamaños de estilo. Luego camino hacia mi computadora y comparo. Hacer la tienda completa para una pequeña empresa es difícil porque siempre estás atendiendo a los clientes y, desde luego, no quieres cerrar temprano o durante un día completo para hacer inventario ".


Del mismo modo, Preston Wily, del sitio de comercio electrónico SewellDirect.com, dice que realizar recuentos parciales de inventario de manera continua les ha funcionado bien.


"A cada miembro del departamento de envíos se le asigna un puñado de auditorías cada semana: los productos de gran volumen se someten a auditorías con mucha más frecuencia que los vendedores de bajo volumen, pero cada producto se cuenta al menos una vez al año", dice. "También detectamos problemas mucho antes, lo que evita que se conviertan en grandes problemas".


De igual manera, si el conteo cíclico no es lo tuyo, o si sientes que tienes que hacer una toma completa del inventario, además de las contar las existencias parciales (como hacen algunos minoristas), los siguientes consejos darán luz a tu camino.



2. Utiliza escáneres de inventario u otros tipos de tecnologías de recuento de existencias



Comúnmente, los conteos de existencias en inventario físico se realizan con un bolígrafo y en papel. El equipo usa una hoja de inventario físico para anotar cuando cuenta los productos y luego conciliar los datos en el sistema.


Si bien este método puede hacer el trabajo, es altamente ineficiente y requiere una doble entrada. Sin mencionar que, contar el inventario físicamente ya es una tarea "manual", lo último que necesitas es contar y registrar datos manualmente.


Si está utilizando un POS (Point-of-sale system) o un software de gestión de inventario como Quality, verifica si ofrece funciones de conteo de inventario que puedas usar. Por ejemplo, Quality permite usar un lector láser para contar unidad por unidad lo que hace el proceso bastante sencillo ¿Quieres ver cómo? clic aquí.



3. Elige sabiamente quienes cuentan la mercancía



No asignes el conteo de productos en inventario a cualquiera de los empleados. El grupo que realiza la toma debe estar formado por empleados experimentados, así como por aquellos que puedan proporcionar nuevos ojos.


Necesitarás miembros del equipo con más experiencia, debido a que ellos estarían mejor entrenados con tus políticas y la ubicación de los distintos artículos (además de los nombres).


No obstante, alguien que está muy familiarizado a la tienda o almacén puede pasar por alto los detalles y problemas, por lo cual se recomienda, que el personal seleccionado sea muy perspicaz en relación a la posición de las cosas en el almacén.


Otra opción es contratar contadores de inventario de terceros. Esto es útil si no tienes la experiencia o los recursos internos para realizar el recuento tú mismo. Ahora, el procedimiento de conteo real variará de un negocio a otro.



4. Haz una planificación anticipada de la “Toma de Inventario”



El momento de la toma de inventario es muy importante, así que piensa cuándo y a qué hora programar tus conteos, y luego planifica (con anticipación).


¿Cuándo se suele hacer un inventario físico?


La cuestión de cuándo (y con qué frecuencia) debe realizar un inventario físico completos del inventario realmente depende de ti. Algunas tiendas lo hacen una vez al año, otras lo realizan cada dos años, mientras que otras lo hacen con mayor frecuencia.


El médico minorista, Bob Phibbs, escribe en su blog que es mejor hacerlo el último fin de semana de enero o finales de julio porque sus SKU (Stock Keeping Unit o Unidad de mantenimiento en almacén / Código de referencia) están potencialmente en su punto más bajo durante estos períodos.


Sin embargo, sea lo que sea que decidas, querrás establecer una fecha con bastante anticipación (semanas o incluso meses antes) y asegurarte de que tus empleados sepan lo que está por venir.


En esta etapa, debes anotar los nombres de las personas que te ayudarán con tu recuento de inventario físico. Asegúrese de que puedan estar disponibles en la fecha decidida.


Idealmente, no querrás detener las operaciones de la tienda, por lo que, sí puedes hacerlo, programa tu recuento de inventario después del horario comercial. Pero si esto no es posible y necesita cerrar la tienda por un día o varias horas, asegúrate de avisar a tus clientes.