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¿ Cómo hacer una toma de inventario? 10 consejos útiles

Actualizado: 12 de may de 2020





Desde la experiencia y como creadores de soluciones para el crecimiento empresarial te presentamos 10 consejos prácticos para hacer la tarea mucho más fácil:


  1. Hagámoslo por partes

  2. Utiliza escáneres de inventario u otros tipos de tecnologías de recuento de existencias

  3. Elige sabiamente quienes cuentan la mercancía

  4. Haz una planificación anticipada de la “Toma de Inventario”

  5. Mapa de tu tienda o almacén

  6. Etiquetar cajas y estantes

  7. Piensa en los artículos que están en el limbo

  8. Orienta a tu personal

  9. Prepara comida y bebidas para tu personal

  10. Conteo posterior: mantenga su inventario bajo control


Como minorista, hacer tomas físicas de inventario probablemente no esté en tu lista de cosas favoritas para hacer y, contar la mercancía del almacén, suele ser una actividad sumamente extenuante puede llevar días, y para ciertos tipos de comercio, requiere cerrar la empresa por un tiempo.


Aún cuando si se trata de un trabajo que no te agrada demasiado, realizar una toma de inventario es imprescindible para cualquier empresa.


Mantener una estrecha vigilancia sobre el stock que tienes en el sistema, frente a lo que verdaderamente está en la bodega te permite saber exactamente cuánto tienes, detectar los motivos de la contracción temprana y asegurar que siempre tengas la cantidad correcta de stock en el momento adecuado.


Antes de continuar, primero repasemos qué es realmente una toma de inventario.



¿Qué es una toma de inventario físico?


Una toma de inventario es la práctica de contar tus productos en persona. El proceso generalmente involucra a un miembro del personal (o equipo de trabajadores) que pasa por el piso de ventas y el almacén y cuenta cada artículo.


Luego, los datos se registran manualmente en el sistema, con el objetivo de auditar el inventario de la tienda/empresa/almacén y garantizar que los datos de stock que tienes en sistema coincidan con el inventario que está realmente en la tienda.


Quality facilita la toma de inventarios para minoristas y mayoristas ¿quieres saber más? clic aquí.


Para facilitarte esta tarea, hemos compilado algunos consejos prácticos para establecer tu proceso de toma física de inventario, los cuales podrás ver a continuación:



1. Hagámoslo por partes



¿Alguna vez has tratado de hacer un inventario cíclico? Se llama así, a contar de manera parcial la mercancía continuamente para que puedas controlar las cantidades en existencia sin interrumpir el horario del negocio.


Lo reconocen como uno de los métodos más eficientes para contar inventario en las empresas de retail (comercio minorista o también conocidas como venta al detalle), el recuento cíclico se puede hacer a diario o semanalmente (por lo general antes de abrir) y puede liberarte de tener que hacer tomas completas de inventario.


Philip Pravda de SuitCafe.com (Artículo en ingles) recomienda este método. "Poseía cuatro tiendas de ropa masculina de lujo, y mi método para hacer un inventario físico era casi a diario", comparte.


“Elijo pequeñas secciones de la tienda, o una marca particular de camisa, traje, abrigo, etc. Las cuento con los números y tamaños de estilo. Luego camino hacia mi computadora y comparo. Hacer la tienda completa para una pequeña empresa es difícil porque siempre estás atendiendo a los clientes y, desde luego, no quieres cerrar temprano o durante un día completo para hacer inventario ".


Del mismo modo, Preston Wily, del sitio de comercio electrónico SewellDirect.com, dice que realizar recuentos parciales de inventario de manera continua les ha funcionado bien.


"A cada miembro del departamento de envíos se le asigna un puñado de auditorías cada semana: los productos de gran volumen se someten a auditorías con mucha más frecuencia que los vendedores de bajo volumen, pero cada producto se cuenta al menos una vez al año", dice. "También detectamos problemas mucho antes, lo que evita que se conviertan en grandes problemas".


De igual manera, si el conteo cíclico no es lo tuyo, o si sientes que tienes que hacer una toma completa del inventario, además de las contar las existencias parciales (como hacen algunos minoristas), los siguientes consejos darán luz a tu camino.



2. Utiliza escáneres de inventario u otros tipos de tecnologías de recuento de existencias



Comúnmente, los conteos de existencias en inventario físico se realizan con un bolígrafo y en papel. El equipo usa una hoja de inventario físico para anotar cuando cuenta los productos y luego conciliar los datos en el sistema.


Si bien este método puede hacer el trabajo, es altamente ineficiente y requiere una doble entrada. Sin mencionar que, contar el inventario físicamente ya es una tarea "manual", lo último que necesitas es contar y registrar datos manualmente.


Si está utilizando un POS (Point-of-sale system) o un software de gestión de inventario como Quality, verifica si ofrece funciones de conteo de inventario que puedas usar. Por ejemplo, Quality permite usar un lector láser para contar unidad por unidad lo que hace el proceso bastante sencillo ¿Quieres ver cómo? clic aquí.



3. Elige sabiamente quienes cuentan la mercancía



No asignes el conteo de productos en inventario a cualquiera de los empleados. El grupo que realiza la toma debe estar formado por empleados experimentados, así como por aquellos que puedan proporcionar nuevos ojos.


Necesitarás miembros del equipo con más experiencia, debido a que ellos estarían mejor entrenados con tus políticas y la ubicación de los distintos artículos (además de los nombres).


No obstante, alguien que está muy familiarizado a la tienda o almacén puede pasar por alto los detalles y problemas, por lo cual se recomienda, que el personal seleccionado sea muy perspicaz en relación a la posición de las cosas en el almacén.


Otra opción es contratar contadores de inventario de terceros. Esto es útil si no tienes la experiencia o los recursos internos para realizar el recuento tú mismo. Ahora, el procedimiento de conteo real variará de un negocio a otro.



4. Haz una planificación anticipada de la “Toma de Inventario”



El momento de la toma de inventario es muy importante, así que piensa cuándo y a qué hora programar tus conteos, y luego planifica (con anticipación).


¿Cuándo se suele hacer un inventario físico?


La cuestión de cuándo (y con qué frecuencia) debe realizar un inventario físico completos del inventario realmente depende de ti. Algunas tiendas lo hacen una vez al año, otras lo realizan cada dos años, mientras que otras lo hacen con mayor frecuencia.


El médico minorista, Bob Phibbs, escribe en su blog que es mejor hacerlo el último fin de semana de enero o finales de julio porque sus SKU (Stock Keeping Unit o Unidad de mantenimiento en almacén / Código de referencia) están potencialmente en su punto más bajo durante estos períodos.


Sin embargo, sea lo que sea que decidas, querrás establecer una fecha con bastante anticipación (semanas o incluso meses antes) y asegurarte de que tus empleados sepan lo que está por venir.


En esta etapa, debes anotar los nombres de las personas que te ayudarán con tu recuento de inventario físico. Asegúrese de que puedan estar disponibles en la fecha decidida.


Idealmente, no querrás detener las operaciones de la tienda, por lo que, sí puedes hacerlo, programa tu recuento de inventario después del horario comercial. Pero si esto no es posible y necesita cerrar la tienda por un día o varias horas, asegúrate de avisar a tus clientes.



5. Mapa de tu tienda o almacén



Dibuja un mapa de la tienda y/o almacén que ilustre dónde se encuentran tus productos. Como señala Phibbs, debes "dibujar la ubicación de cada estante, pantalla y pared si es necesario".


Al hacerlo, obtendrás una vista rápida de tu tienda y te facilitará la asignación de personas a cada sección para que puedas determinar la mejor manera de llevar a cabo el proceso de conteo (es decir, dónde comenzar a contar, y cómo moverse).


Tu mapa también puede servir como una útil lista de verificación cuando estás contando productos. Puedes marcar las secciones que ya se han contado, lo que facilita ver cuánto has completado.



6. Etiquetar cajas y estantes



No entres en la tarea a ciegas. Si estás haciendo un recuento físico de tu inventario, asegúrate de marcar las cajas o estantes en tu almacén si los productos en ellos no son visibles.


Como dice el blog Supply Chain Cowboy:


“Cuando llega el momento de contar el inventario, es necesario tener todo en un lugar marcado. Esas cajas sueltas y paletas pérdidas sin hogar son a menudo los problemas que vuelven a atormentarte mientras intentas reconciliarte.


Incluso si debe hacer ubicaciones nuevas y temporales durante la duración del recuento, coloca todo en un lugar bien marcado y definido, y déjalo allí ".


Mientras lo haces, asegúrate de que todo esté donde debería estar. Camina por la tienda o el almacén y ponte atento a los artículos que no están en el lugar adecuado. ¿Hay camisetas sin mangas al acecho en la sección de calzado? ¿Alguien etiquetó mal una caja de mercancía? Asegúrate de corregir estos problemas antes de comenzar a contar.



7. Piensa en los artículos que están en el limbo



Cuando planifiques tus tomas de inventario, descubre cómo vas a lidiar con las cosas que están en el limbo.


Estos productos en el limbo incluyen mercancías en tránsito, como pedidos pendientes de proveedores o productos que han sido devueltos. Idealmente, estos elementos deben procesarse y tratarse antes de realizar el conteo para evitar cualquier confusión posterior.


Lo mismo ocurre con los productos defectuosos. Si encuentras elementos dañados antes de que se realice el conteo, trátalos desde el principio.



8. Orienta a tu personal



Asegúrate de que tu equipo esté familiarizado con todos los pasos que realizaste anteriormente. Si creaste un mapa, muéstralo y asegúrate de que sepan dónde están asignadas las personas.


¿Cambió la posición de ciertos artículos o hay etiquetas nuevas? Diles, o mejor aún, muéstrales . Dé un paseo con ellos en el piso de ventas o en el almacén para que puedan familiarizarse con todo. Esto hará que la tarea de contar y conciliar sea mucho más fácil.



9. Considera despedir a los rezagados



Piensa en deshacerte de tus peores clientes: pagadores crónicos tardíos, aquellos que se quejan en exceso o aquellos que devuelven una gran cantidad de mercancía. Las empresas a menudo soportan este tipo de clientes porque tienen miedo de perder negocios. Pero los malos clientes le cuestan dinero al atraer la atención de los empleados y los recursos de la empresa.



10. Conteo posterior: mantenga su inventario bajo control



¿Terminaste de contar? Toma medidas inmediatas para mejorar la precisión de tu inventario.


  • Vuelve a verificar y auditar tu conteo lo antes posible: Siempre es una buena idea verificar tus números de inventario antes de hacer compras, para asegurarte de que todo se haya contado correctamente. Y el momento de hacerlo es justo después de completar la toma de inventario. La información debe estar fresca en tu mente, así que evita posponer tus comprobaciones y auditorías de inventario.


  • Levante informes de inventario: Esta tarea permitirá analizar los datos y ver qué puedes hacer para mejorar el negocio. Si cuentas con un sistema de facturación e inventario, será fácil obtener los datos correctos. Si cuentas con Quality podrás ver el movimiento de kardex (registro estructurado de la existencia de mercancías en un almacén o empresa) y exportar a excel cualquier informe del estado actual del inventario.


  • Identifique zonas de alto riesgo: Usa tus informes de inventario para identificar zonas o regiones de alto riesgo en tus tiendas. Informa a tu personal sobre estas áreas de alto riesgo y descubre cómo puede minimizar las pérdidas en esas regiones.



Es hora de abordar las discrepancias



Si encuentra discrepancias, toma medidas inmediatas para llegar a la raíz de los problemas. Las discrepancias a menudo se remontan a errores humanos, malas matemáticas o falta de documentación. En tales casos, necesitarás hacer un ajuste en tus procesos. Documenta tus procedimientos y automatiza varios pasos para minimizar los errores. Por ejemplo, si estás ingresando productos manualmente en el sistema, use un escáner de código de barras.


A veces, las discrepancias de inventario son causadas por razones más siniestras. Podría estar lidiando con robo o fraude en su tienda, en cuyo caso tendrá que investigar y tomar medidas para prevenir y/o detectar el origen del problema.


Cualquiera sea el caso, la única forma de determinar con qué estás tratando, es realizar recuentos de inventario regularmente, así que asegúrate de estar al tanto de esta tarea.



¿Tienes algún otro consejo para hacer una toma de inventario físico? ¡Coméntanos!



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