• Quality

10 Consejos para cobrar facturas de manera efectiva

Actualizado: 12 de may de 2020




La buena gestión del flujo de caja es fundamental para construir un negocio sólido; y recaudar de manera efectiva tus cuentas por cobrar, es un elemento clave para generar un flujo de caja saludable.


Cuando toleras la existencia de facturas vencidas, estás financiando a tus clientes y perjudicando tu índice de capital de trabajo, lo cual podría amenazar la supervivencia del negocio.


A continuación tenemos 10 consejos para ayudarte a cobrar facturas más rápido y tratar con los clientes morosos:


  1. Sé claro con las condiciones de pago

  2. Envía las facturas más rápido

  3. Explora nuevas tecnologías como la facturación móvil

  4. Seguimiento de facturas pendientes

  5. Cultivar relaciones

  6. Persigue facturas atrasadas diligentemente

  7. Sé flexible

  8. Ofrecer descuentos por pago anticipado

  9. Considera terminar relaciones

  10. Obtén ayuda

1. Sé claro con las condiciones de pago



Ninguna venta se ha cerrado hasta no haber recibido el pago, o al menos conseguido un compromiso formal. Por lo tanto, debes comunicar a tus clientes las condiciones de pago, y asegurarte de que no haya margen para malas interpretaciones.


Por ello, te recomendamos que las facturas sean lo más claras y detalladas posible, de igual manera, es conveniente especificar las multas por intereses de pagos atrasados, debido que así no habrán cabos sueltos y tampoco motivos para que la factura sea rechazada por el departamento de contabilidad de nuestros clientes.



2. Envía las facturas más rápido



Asegúrate de que la factura llegue al cliente tan pronto como envíes el producto o completes tu trabajo, es decir, en un escenario ideal cuanto antes reciba la factura tu cliente, más rápido efectuará el pago.


Si estás trabajando en un negocio grande, considera negociar pagos por adelantado y / o por hitos. Por ejemplo, puedes solicitar un depósito del 60% en el momento en que se realiza el pedido, un 30% al momento de realizar el despacho y un 10% final contra entrega.



3. Explora nuevas tecnologías como la facturación móvil



Para muchas empresas, los dispositivos móviles, como teléfonos inteligentes o tabletas, pueden ser de gran ayuda al acelerar la recaudación de facturas . Esto se debe a que te permiten cobrar o emitir una factura en el acto.


También considera configurar tu negocio para aceptar pagos con tarjeta de crédito y transferencias electrónicas, lo cual es muy satisfactorio para nuestros clientes cuando les ofreces facilidades de pago, sin tener que realizar desplazamientos o trámites engorrosos.



4. Seguimiento de facturas pendientes



Como parte de un planificador de flujo de efectivo, debes mantener un calendario de pagos. Muestra qué cuentas están pendientes y por cuántos días. Esto te ayuda a realizar un seguimiento del efectivo que ingresa a tu negocio y hacer un seguimiento de los pagos tardíos.


Si cuentas con un software administrativo, esta tarea se vuelve mucho más sencilla. Por ejemplo, en Quality ERP, puedes ver el flujo de cartera por cliente o exportar a excel una lista de todos los clientes con más de un número específico de días de mora.



5. Cultivar relaciones



El cobro es un lado no atractivo del negocio (para el cliente), puede tornarse incómodo si no se hace de manera eficiente. Asegúrate de que las facturas lleguen a la persona correcta en el departamento correcto. Lo anterior suele ocurrir cuando se trabaja con grandes empresas, donde la factura podría perderse en la confusión.


Al emitir la primera factura, llama para confirmar que el cliente la ha recibido. Después de 30 días, haga un seguimiento recordándoles el vencimiento de la misma y pregunta si hay algo que puedas hacer para acelerar las cosas.


Como dato curioso en el portal business.tutsplus.com, citan un estudio separado por FreshBooks donde se encontró que cambios simples a los textos usados en las facturas pueden dar lugar a un pago más rápido. Por ejemplo:

Un simple "por favor, pague su factura dentro" o "gracias por su negocio" puede aumentar el porcentaje de facturas pagadas ¡en más de un 5 por ciento!



6. Persigue facturas atrasadas diligentemente



No tengas miedo de perseguir deudas vencidas y no esperes. Ponte en contacto con clientes que pagan lentamente y pídeles que paguen. Como dice el empresario y autor Barry Moltz: "No eres un banco ... Es tu dinero y si vas a pagar tus propias cuentas, debes cobrarlo".



7. Sé flexible



En el mundo de los negocios hay subidas y bajadas, y puede que tus clientes estén atravesando por un mal momento. Por ello te proponemos trabajar de la mano con tu cliente en un plan de pago para abordar tanto la situación como sus necesidades.



8. Ofrecer descuentos por pago anticipado



Desde hace algunos años, construir relaciones a largo plazo con los clientes y los proveedores ha sido considerado por muchos como un activo fundamental para el negocio, donde tanto el cliente como el proveedor deben sacar lo mejor de cada parte para así lograr que el negocio crezca y se desarrolle de manera ascendente.


En pro de ello y en miras de mejorar el flujo de caja de tu empresa, ofrecer un descuento por pronto pago, es un tanto beneficioso para ambas partes. Por ejemplo, podrías ofrecer a los clientes un descuento del 1% o inclusive un 2% por pagar dentro de los 10 días. Pero recuerda, estos descuentos son costosos, y deben usarse sólo si necesita obtener efectivo rápidamente.



9. Considera terminar relaciones



Piensa en deshacerte de clientes problemáticos: pagadores crónicos tardíos, aquellos que se quejan en exceso, que quitan mucho tiempo o aquellos que devuelven una gran cantidad de mercancía y ofrecen poca rentabilidad. Las empresas a menudo soportan este tipo de clientes porque tienen miedo de perder negocios. Pero los malos clientes le cuestan dinero a la empresa, al focalizar sus recursos y la atención de los empleados en mantener relaciones que no aportan ningún beneficio.


Así que, dar por terminada una relación en buenos términos, es lo más sano y sensato para ambas partes, debido a que te liberas de una gran carga, a futuro podrían retomar relaciones o aún mejor, ser bien referenciado y una puerta siempre abierta para otros negocios.



10. Obtén ayuda



Si tus esfuerzos de cobranza han sido infructuosos, considera consultar a los profesionales, dependiendo de cuánto dinero esté en juego. Puedes contratar una agencia de cobranza especializada o un abogado para que te ayude a recuperar lo que te deben, donde en el peor de los casos, no tendrás más remedio que emprender acciones judiciales.


Finalmente


Sigue estos consejos para evitar incomodidades en las cobranzas, y fortalecer los lazos con tus clientes. Evalúa tu flujo de efectivo y pon especial atención en el trabajo que realiza tu departamento de cartera.


Recuerda que un error en la cobranza podría poner en riesgo un negocio con un cliente importante, así que, ayúdate con un software administrativo y contable para tener listados de cartera por fecha de corte y los estados de cuenta de tus clientes al día.


#cartera #softwarecontable #erpsoftware #gestion #negocio #empresas